Le défi comptable des petites entreprises
Les PME font actuellement face à de nombreux défis, notamment le manque de main-d'œuvre et l'inflation galopante, deux problèmes étroitement liés. Dans ce contexte, la fonction comptable, bien que rarement vue comme excitante, joue un rôle crucial dans la survie et la croissance des entreprises. Pourtant, cette importance est souvent sous-estimée, tant par les employeurs que par les jeunes comptables entrant dans la profession.
La réalité des comptables en PME
Imaginez un jeune de 24 ans, tout juste diplômé en comptabilité, qui décroche son premier emploi dans une PME. Pendant ses études, on lui a vendu l’idée qu’il jouerait un rôle clé dans l'aide aux petites entreprises, les aidant à naviguer dans leurs finances. Cependant, la réalité s'avère bien différente.
Plutôt que d'analyser des bilans ou de participer à des décisions stratégiques, il passe la majeure partie de ses journées à saisir des factures dans un logiciel obsolète, datant d’avant l'an 2000. Cette situation n'est pas rare, car de nombreux propriétaires de PME ne voient pas l'intérêt de moderniser leurs outils comptables. Leur justification ? « Ça fonctionne, pourquoi changer ? ».
Le problème, c'est que cette approche est dépassée. La comptabilité n'est plus seulement une question de saisir des données manuellement. Avec les outils modernes et l’intelligence artificielle, un commis aux comptes payables n’est plus nécessaire pour accomplir des tâches répétitives. Pourtant, dans de nombreuses PME, ces postes subsistent, avec des salaires allant de 55 000 $ à 65 000 $ par an. Le maintien de telles pratiques coûte cher, surtout lorsque des solutions technologiques pourraient automatiser ces processus à moindre coût.
Une transition technologique indispensable
Un autre défi majeur pour les petites entreprises réside dans l'adoption des nouvelles technologies. Les logiciels comptables modernes, dotés de la reconnaissance numérique et de l’intelligence artificielle, peuvent gérer automatiquement les factures, les transactions et même certaines réconciliations. Pourtant, de nombreuses PME hésitent encore à investir dans ces outils, perçus comme une dépense plutôt qu’un investissement à long terme.
Cette réticence à évoluer pose aussi des problèmes au niveau des ressources humaines. Les techniciens comptables qualifiés se font rares, en particulier en région. Avec les distances, les conditions météorologiques hivernales et la difficulté de faire du télétravail dans certaines PME, les entreprises peinent à attirer du personnel compétent. Pour les comptables en poste, cela se traduit souvent par des demandes de salaires plus élevés et des conditions de travail améliorées.
Mais la technologie seule ne suffit pas. L'humain reste au cœur du défi. Prenons l'exemple de Françoise ou Gérard, deux figures emblématiques de nombreuses PME, qui ont accumulé des décennies d'expérience. Ils détiennent toutes les connaissances comptables de l'entreprise dans leur tête. Le jour où ils partent à la retraite, ils emportent avec eux une mine d’informations essentielles. Alors que faire ?
Capitaliser sur les compétences internes
Lorsque des employés clés, comme Françoise ou Gérard, prennent leur retraite, les entreprises sont souvent tentées de chercher immédiatement à recruter à l'extérieur. Pourtant, après avoir parcouru les sites de recrutement et mené des entrevues sans succès, elles se rendent vite compte qu’il est quasiment impossible de remplacer cette expertise du jour au lendemain.
La solution ne réside pas nécessairement dans un recrutement externe, mais dans la valorisation des compétences internes. L'équipe comptable en place, qui a souvent travaillé étroitement avec Françoise ou Gérard, possède une partie des connaissances nécessaires pour assurer la continuité. Plutôt que de chercher un remplaçant parfait, il est plus judicieux de miser sur les membres de l'équipe actuelle et de les accompagner dans une montée en compétence.
Cela passe notamment par la documentation des processus comptables. Cette tâche peut sembler lourde et fastidieuse, mais elle est cruciale. Les employés doivent décrire précisément ce qu’ils font au jour le jour, ainsi que les tâches mensuelles, trimestrielles et annuelles. De cette manière, l'entreprise ne dépendra plus d'une seule personne pour son savoir-faire comptable. Il est même envisageable de réembaucher des anciens employés comme consultants pour aider à rédiger ces procédures.
La transformation numérique et humaine doit se faire de concert. Il ne s'agit pas seulement d'adopter de nouveaux logiciels, mais aussi de revoir les pratiques de travail. La clé réside dans l’adhésion de l’équipe comptable aux nouveaux outils et processus. Le changement est difficile, mais nécessaire.
Ma conclusion
Les départements comptables des PME sont souvent perçus comme un mal nécessaire, un centre de coûts plutôt qu'une source de valeur ajoutée. Pourtant, lorsque la comptabilité est bien faite, avec les bonnes personnes et les bons outils, elle devient un véritable levier de croissance. L'adoption de technologies modernes permet non seulement d'accélérer les processus, mais aussi de libérer du temps pour des tâches plus stratégiques.
L’enjeu principal reste toutefois la gestion du changement. Cela nécessite de revoir les pratiques, de former les équipes et de documenter les processus pour assurer la continuité des opérations. L'implantation de nouvelles technologies peut rendre la "job plate" plus facile et plus efficace, mais elle doit s'accompagner d'une véritable transformation culturelle au sein des entreprises.
Ainsi, les PME qui parviennent à surmonter ces défis pourront non seulement assurer leur pérennité, mais aussi optimiser leur gestion financière pour rester compétitives dans un environnement économique en constante évolution.